Verfahrensdokumentation nach GoBD

Vorlage für Werkstätten, die Autrust einsetzen · Stand: August 2026 · Version 1.0

So nutzt du diese Vorlage: Alle gelb markierten Felder mit den Angaben deiner Werkstatt ausfüllen, das Dokument über den Button unten als PDF drucken/sichern und zu deinen Geschäftsunterlagen nehmen. Bei einer Betriebsprüfung legst du es dem Prüfer vor. Halte das Dokument aktuell, wenn sich Abläufe ändern (Änderungshistorie am Ende ergänzen).

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Verfahrensdokumentation beschreibt gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019), wie in der unten genannten Werkstatt steuerlich relevante Belege — insbesondere Ausgangsrechnungen und Kassenaufzeichnungen — mit der Software „Autrust“ erzeugt, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden. Sie gilt für alle Beschäftigten, die mit Autrust arbeiten.

2. Unternehmensangaben

Firma / Inhaber	[Name der Werkstatt, Rechtsform, Inhaber]
Anschrift	[Straße, PLZ, Ort]
Steuernummer / USt-IdNr.	[Steuernummer, ggf. USt-IdNr.]
Zuständiges Finanzamt	[Finanzamt]
Verantwortlich für diese Dokumentation	[Name, Funktion]
Steuerberater (falls vorhanden)	[Kanzlei, Ansprechpartner]
Erstellt am / gültig ab	[Datum]

3. Eingesetztes System

Die Werkstatt setzt die Software Autrust (iOS-App mit zugehörigem Cloud-Dienst) für Kundenverwaltung, Fahrzeugakten, Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung und Kassenaufzeichnungen ein.

Software	Autrust (iOS-App + Serverdienst api.autrust.de)
Anbieter	[Anbieter laut Impressum autrust.de]
Genutzte Geräte	[z. B. iPhone 15 des Inhabers, iPad an der Annahme]
Datenhaltung	Zentrale Datenbank beim Anbieter (Server in der EU), je Werkstatt ein eigener, logisch getrennter Datenbereich. Übertragung ausschließlich verschlüsselt (TLS/HTTPS).
Zugriffsschutz	Persönliche Benutzerkonten mit Passwort bzw. „Mit Apple anmelden“; Rollen (Inhaber, Mitarbeiter); optionale Gerätesperre per Face ID/Touch ID.
Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)	Barzahlungen werden über eine zertifizierte Cloud-TSE (fiskaly SIGN DE, KassenSichV/§ 146a AO) signiert. TSE-Seriennummer, Transaktionsnummer, Signaturzähler, Signatur und Zeiten werden auf dem Kundenbeleg inkl. QR-Code angedruckt. TSE-Konto/TSS-ID: [fiskaly-Organisation / TSS-ID eintragen]

4. Beschreibung der Abläufe (Anwenderdokumentation)

4.1 Auftragsannahme

Fahrzeuge werden per Fahrzeugschein-Scan oder manuell erfasst und einem Kunden zugeordnet. Bei der Annahme werden Schäden, Fotos, Kilometerstand und ggf. eine Kostenobergrenze dokumentiert; der Kunde unterschreibt digital auf dem Gerät. Annahmedaten und Unterschrift werden am Auftrag gespeichert.

4.2 Rechnungsstellung

Rechnungen werden ausschließlich in Autrust erstellt. Die Rechnungsnummer wird serverseitig aus einem fortlaufenden, lückenlosen Nummernkreis vergeben (kein manueller Eingriff möglich). Positionen stammen aus dem Arbeitswerte-Katalog (Arbeiten) oder werden als Artikel erfasst; Preise werden mit 19 % USt ausgewiesen (bzw. ohne USt bei Kleinunternehmerregelung § 19 UStG, sofern in den Einstellungen aktiviert).

4.3 Unveränderbarkeit und Korrekturen

Nach Festschreibung (Status „Offen“ oder höher) kann eine Rechnung nicht mehr geändert oder gelöscht werden — das System lehnt solche Versuche ab. Korrekturen erfolgen ausschließlich über Stornorechnung (mit Begründung) oder Gutschrift, die jeweils eine eigene Nummer aus dem Nummernkreis erhalten. Der ursprüngliche Beleg bleibt unverändert erhalten.

4.4 Zahlungen und Kasse

Barzahlung: Wird automatisch über die Cloud-TSE signiert und im Kassenbuch von Autrust erfasst; der Beleg mit TSE-Daten wird dem Kunden ausgehändigt (Belegausgabepflicht).
Kartenzahlung: Über SumUp (Tap to Pay on iPhone bzw. Kartenleser); die Zahlungsabwicklung und deren Aufzeichnungen liegen bei SumUp, der Zahlungseingang wird am Auftrag vermerkt.
Überweisung: Rechnung mit Zahlungsziel; offene Posten werden in der Buchhaltungsübersicht überwacht und bei Zahlungseingang als „Bezahlt“ markiert.

4.5 Belegablage und Dokumente

Erzeugte Rechnungs-PDFs werden automatisch im Dokumentenbereich der App archiviert und dem Kunden/Fahrzeug/Auftrag zugeordnet. Eingehende Papierbelege werden mit dem integrierten Dokumentenscanner digitalisiert und ebenfalls zugeordnet abgelegt. Verantwortlich für die vollständige Ablage: [Name].

4.6 Auswertung und Übergabe an die Buchführung

Für den Steuerberater wird regelmäßig der DATEV-Export (Buchungsstapel, EXTF-CSV) aus der Buchhaltungsansicht erzeugt und übergeben: [Turnus, z. B. monatlich bis zum 5., per E-Mail an die Kanzlei].

5. Datensicherung und Aufbewahrung

Die Daten liegen zentral auf dem Server des Anbieters; das Gerät der Werkstatt ist kein alleiniger Speicherort.
Die Werkstatt erstellt zusätzlich regelmäßig einen Komplett-Datenexport (ZIP) über „Einstellungen → Alle Daten exportieren“ und bewahrt ihn eigenständig auf: [Turnus und Ablageort, z. B. monatlich auf NAS + Cloud-Speicher].
Vor einer etwaigen Konto-Löschung wird zwingend ein Komplett-Export erstellt, da mit der Löschung alle Daten beim Anbieter unwiderruflich entfernt werden.
Aufbewahrungsfristen werden eingehalten: Buchungsbelege und Rechnungen 8 Jahre, Handelsbücher/Jahresabschlüsse 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB in der jeweils geltenden Fassung).
Beim Datenzugriff der Finanzverwaltung (Z1–Z3) werden die Exporte (DATEV-CSV, Komplett-ZIP mit maschinell auswertbaren JSON-Dateien) bereitgestellt.

6. Internes Kontrollsystem (IKS)

Kontrolle	Wie / womit	Wer / wann
Tagesabschluss Zahlungen	„Tagesprüfung“ in der Buchhaltungsansicht: Abgleich der Tageszahlungen (bar/Karte/Überweisung) mit dem tatsächlichen Kassenbestand bzw. SumUp-Bericht	[Name, täglich bei Geschäftsschluss]
Offene Posten	Rechnungsliste (Status „Offen“/„Überfällig“) prüfen, mahnen	[Name, wöchentlich]
Vollständigkeit der Belegablage	Stichprobe im Dokumentenbereich: jede Rechnung als PDF archiviert?	[Name, monatlich]
Benutzer und Rechte	Prüfen, dass nur aktive Mitarbeiter Zugang haben; ausgeschiedene Mitarbeiter werden entfernt	[Name, bei Personalwechsel]
Datensicherung	Komplett-Export erstellt und abgelegt?	[Name, monatlich]

7. Mitgeltende Unterlagen

Rechnungseinstellungen in Autrust (Nummernkreis-Präfix, Zahlungsziel, Skonto, Kleinunternehmerregelung)
Vertrag/Konditionen SumUp (Kartenzahlung), fiskaly-TSE-Zertifikat
AGB und Datenschutzerklärung des Software-Anbieters (autrust.de)
[weitere, z. B. Kassenanweisung, Arbeitsanweisungen]

8. Änderungshistorie

Version	Datum	Änderung	Bearbeiter
1.0	[Datum]	Ersterstellung	[Name]

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Ort, Datum, Unterschrift der/des Verantwortlichen

Diese Vorlage wird von Autrust unverbindlich bereitgestellt und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bitte mit dem Steuerberater abstimmen.